Membuat Undangan dengan Mail Merge (cara praktis menulis list peserta undangan)

Membuat undangan memang mudah. Biasanya dengan cara membuat 1 lembar undangan yang kemudian diperbanyak sesuai banyaknya peserta undangan. Tapi, cara itu lebih banyak memakan waktu, karena masih harus menulis atau mengetik nama-nama undangan disetiap lembarnya. Dengan fitur Mail Merge pada Microsoft Office Word (saya menggunakan word 2007), kita dapat membuat undangan langsung beserta nama-nama undangan bahkan tempat tinggal, nomor dan lain-lain. Oke, langsung saja kita praktekkan.

Proses Pertama, yang harus disiapkan adalah sebuah list undangan dan beberapa opsi tambahan (jika diperlukan). Buatlah list menggunakan microsoft excell seperti contoh di bawah ini :

Setelah itu, simpan file excell yang telah dibuat di sebuah folder. (directory bebas)

Proses Kedua, bagian inti.
1. Buka Microsoft Office Word kamu.
2. Buatlah sebuah undangan.
Contoh : saya membuat sebuah kop undangan atau amplop undangan sederhana.



3. Setelah selesai membuat undangan, klick "Mailing" pada Menubar Ms. Word.

4. Klick Select Recipients ~> Use Exiting List

5. Cari file excell atau daftar undangan yang telah dibuat pertama kali. Kemudian klick OK sesuai sheet yang dibuat.

6. Arahkan kursor ke tempat dimana akan meletakkan nama undangan dan info tambahan lainnya.
Contoh : yang telah saya beri tanda kotak merah.



7. Kemudian klick Insert Merge Field sesuai judul dan lokasi.
Contoh : judul opsi yang telah saya buat di excell tadi.


8. Maka otomatis akan ada text <<Nama>> di lokasi yang telah ditentukan. Blok dan aturlah format penulisan sesuai keinginan, misal dengan BOLD, ITALIC, UNDERLINE, SIZE, WARNA dan lain-lain.
Contoh : format opsi yang telah saya buat.



Proses Ketiga, proses finishing.
1. Klick Finish and Merge


2. Pilih Edit Indiviual Documents untuk membuat lembar kerja baru dengan isi banyak undangan yang dibuat secara otomatis perhalaman sesuai list nama undangan.



atau 


3. Pilih Print Documents untuk langsung mencetak sebanyak halaman tertentu tanpa melihat individual.


Selesai!

Mudah bukan? Coba bandingkan dengan kamu yang harus ngasih nama 1 per 1 halam undangan secara manual. Dengan cara di atas, kamu telah menghemat waktu 10x lebih cepat dari pada mengetik atau menulis secara manual. Hemat waktu, hemat tenaga, karena waktu adalah uang.



Labels:

3 komentar:

Langganan: Posting Komentar (Atom)